Sales taking order adalah peran dalam tim penjualan yang fokus mencatat dan memproses pesanan dari pelanggan yang sudah memiliki keputusan beli, berbeda dengan sales konsultatif yang lebih fokus meyakinkan calon pembeli yang masih ragu.
Evolusi Peran Taking Order di Era E-commerce
Peran taking order telah berkembang jauh dari sekadar mencatat pesanan melalui telepon. Di era e-commerce dan social commerce, taking order kini mencakup berbagai kanal seperti WhatsApp, DM Instagram, hingga komentar live streaming, menuntut fleksibilitas dan kecepatan adaptasi yang lebih tinggi dari sebelumnya.
Perbedaan Sales Taking Order dan Sales Konsultatif
Sales taking order biasanya bekerja dengan pelanggan yang sudah tahu apa yang mereka inginkan, tugas utamanya adalah memastikan proses pemesanan berjalan lancar, akurat, dan cepat. Sales konsultatif sebaliknya, berperan aktif membantu calon pembeli menentukan pilihan melalui edukasi dan rekomendasi.
Tugas Utama Sales Taking Order
- Mencatat detail pesanan dengan akurat, termasuk jumlah, varian, dan alamat pengiriman
- Mengonfirmasi ketersediaan stok sebelum pesanan diproses
- Menjelaskan metode pembayaran dan estimasi pengiriman
- Menindaklanjuti status pesanan hingga selesai
- Menangani perubahan atau pembatalan pesanan sesuai kebijakan
Kapan Bisnis Membutuhkan Peran Sales Taking Order
Bisnis dengan volume transaksi tinggi dan produk yang sudah dikenal luas, seperti reseller produk populer atau bisnis dengan brand awareness kuat, sering membutuhkan tim khusus taking order untuk menangani volume pesanan tanpa perlu proses edukasi mendalam di setiap transaksi.
Membangun SOP yang Jelas untuk Tim Taking Order
Standard Operating Procedure yang terdokumentasi dengan baik membantu konsistensi proses taking order, terutama saat tim terdiri dari beberapa orang yang bergantian menangani chat masuk. SOP sebaiknya mencakup format standar pencatatan detail pesanan, alur konfirmasi ke pelanggan, dan eskalasi untuk kasus yang tidak sesuai prosedur normal.
Tanpa SOP yang jelas, setiap anggota tim mungkin memiliki caranya sendiri mencatat dan memproses pesanan, menciptakan inkonsistensi yang membingungkan baik bagi tim internal maupun pelanggan yang berinteraksi dengan agen berbeda di waktu yang berbeda.
Tantangan dalam Proses Taking Order Manual
Mencatat pesanan secara manual melalui chat WhatsApp rentan terhadap kesalahan seperti salah catat jumlah, alamat, atau varian produk, terutama saat volume pesanan tinggi dan tim harus menangani banyak percakapan sekaligus dalam waktu bersamaan.
Digitalisasi Proses Taking Order
Menggunakan sistem CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp membantu proses taking order menjadi lebih terstruktur, mengurangi human error dengan pencatatan otomatis dan validasi data yang lebih sistematis dibanding mencatat manual di buku atau spreadsheet terpisah.
Template Pesan untuk Mempercepat Proses Taking Order
Menggunakan template pesan yang terstruktur untuk konfirmasi pesanan, seperti format standar yang mencakup semua detail penting, membantu mempercepat proses sekaligus mengurangi risiko informasi yang terlewat saat mencatat pesanan pelanggan.
Mengelola Volume Order Tinggi Tanpa Kehilangan Akurasi
Untuk bisnis dengan volume order sangat tinggi, kombinasi antara otomasi notifikasi order dan task management membantu tim taking order tetap terorganisir, memastikan setiap pesanan diproses tepat waktu tanpa ada yang tertinggal atau terlewat di tengah kesibukan.
Kolaborasi Taking Order dengan Tim Gudang dan Pengiriman
Proses taking order tidak berdiri sendiri, melainkan terhubung erat dengan tim gudang dan pengiriman. Komunikasi yang buruk antar tim ini sering menjadi penyebab utama kesalahan seperti stok yang sebenarnya habis namun masih dikonfirmasi tersedia ke pelanggan.
Sistem yang mengintegrasikan data stok real-time dengan proses taking order membantu mencegah kesalahan semacam ini, memastikan konfirmasi yang diberikan ke pelanggan selalu akurat berdasarkan ketersediaan yang sebenarnya.
Mengukur Performa Tim Taking Order
Evaluasi berkala terhadap metrik ini membantu mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dalam proses taking order secara keseluruhan.
Metrik yang relevan untuk mengevaluasi performa taking order meliputi akurasi pencatatan pesanan, waktu pemrosesan dari chat masuk hingga pesanan terkonfirmasi, dan tingkat pembatalan akibat kesalahan pencatatan yang bisa dihindari.
Menutup
Sales taking order mungkin terlihat sederhana, namun perannya krusial dalam memastikan pengalaman transaksi pelanggan berjalan mulus. Investasi pada sistem dan pelatihan yang tepat untuk tim taking order akan berdampak langsung pada kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional bisnis secara keseluruhan.
Menangani Komplain yang Muncul Selama Proses Taking Order
Tidak semua interaksi taking order berjalan mulus. Terkadang muncul komplain terkait harga, stok yang ternyata habis setelah dikonfirmasi, atau kesalahpahaman soal spesifikasi produk. Tim taking order perlu dilatih menangani situasi ini dengan tenang, menawarkan solusi alternatif yang wajar, alih-alih membiarkan momentum pembelian hilang begitu saja karena penanganan yang kurang sigap.
Melatih Tim Taking Order agar Tetap Ramah Meski Bekerja Cepat
Fokus pada kecepatan dan akurasi tidak boleh mengorbankan keramahan dalam berkomunikasi. Tim taking order yang baik tetap mampu menjaga nada bicara yang hangat meski memproses banyak pesanan dalam waktu singkat, karena pengalaman transaksi yang terasa terburu-buru atau dingin bisa mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap bisnis secara keseluruhan.
Menyiapkan Rencana Cadangan Saat Volume Order Melonjak Tiba-Tiba
Momen seperti flash sale atau viral moment bisa menyebabkan lonjakan order yang jauh melebihi kapasitas normal tim. Menyiapkan rencana cadangan, seperti tim tambahan yang siaga atau sistem antrian otomatis, membantu bisnis tetap bisa melayani lonjakan ini tanpa kualitas layanan menurun drastis atau kehilangan pesanan karena kewalahan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Sales Taking Order Membutuhkan Skill Persuasi?
Tidak sebesar sales konsultatif, namun tetap membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik untuk memastikan proses berjalan lancar dan pelanggan merasa nyaman selama transaksi berlangsung.
Bisakah Proses Taking Order Sepenuhnya Diotomasi?
Sebagian besar bisa, terutama untuk pesanan standar. Namun tetap perlu ada jalur eskalasi ke manusia untuk kasus khusus seperti permintaan custom, negosiasi harga, atau masalah stok yang tidak terduga dan membutuhkan penanganan yang lebih fleksibel.
Apa Bedanya Order Taker dengan Admin Toko Online?
Keduanya sering tumpang tindih tugasnya, namun order taker lebih spesifik fokus pada pemrosesan transaksi, sementara admin toko online biasanya juga menangani tugas lain seperti update katalog produk atau manajemen konten media sosial.
Perlukah Bisnis Kecil Memiliki Tim Taking Order Terpisah?
Belum tentu di tahap awal. Bisnis kecil bisa mulai dengan satu orang merangkap berbagai peran, namun penting mulai memikirkan sistem yang terstruktur sejak awal agar transisi ke tim yang lebih besar nanti berjalan lebih mulus dan tidak menimbulkan chaos operasional.
Bagaimana Menangani Pesanan yang Salah Catat Setelah Dikirim?
Segera hubungi pelanggan secara proaktif begitu kesalahan disadari, tawarkan solusi konkret seperti penukaran cepat atau kompensasi yang sesuai, karena penanganan yang cepat dan transparan tetap bisa mempertahankan kepercayaan pelanggan meski terjadi kesalahan.
Ingin proses taking order bisnis kamu lebih akurat dan efisien? Pakai Mobichat sekarang.
